Westbalkan-Regelung: Vollständige Checkliste für Arbeitgeber 2026

Vor dem Antrag: Voraussetzungen prüfen

Über den Kandidaten:

Staatsangehörigkeit eines Westbalkan-Staats (Albanien, Bosnien-Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro, Serbien)

Kein Asylantrag in Deutschland gestellt (oder vor 01.01.2015)

Kandidat befindet sich aktuell im Ausland (nicht in Deutschland)

Bei Kandidaten über 45 Jahre: Gehalt mindestens 53.130 €/Jahr brutto (2025-Wert) ODER Nachweis angemessener Altersversorgung

Über Ihren Betrieb:

Konkreter Arbeitsplatz vorhanden (kein hypothetischer Bedarf)

Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot vorbereitet

Gehalt entspricht den tariflichen/branchenüblichen Bedingungen

Arbeitsbedingungen entsprechen den gesetzlichen Mindeststandards

Sozialversicherungspflicht gewährleistet

Über die Stelle:

Kein reglementierter Beruf (im Bau betrifft dies: Elektroinstallateure und SHK-Installateure mit Meisterpflicht, wenn als Betriebsleiter eingestellt)

Beschäftigung in Deutschland (nicht im Ausland für ein deutsches Unternehmen)

Schritt 1: Vorabzustimmung beantragen

Online-Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit stellen.

Folgende Dokumente hochladen:

Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot (deutsch)

Stellenbeschreibung mit Angabe der Tätigkeit

Kopie des Reisepasses des Kandidaten

Nachweis der Qualifikation (falls vorhanden, aber nicht erforderlich)

Bei über 45-Jährigen: Gehaltsnachweis oder Altersvorsorge-Nachweis

Schritt 2: Nach Erhalt der Vorabzustimmung

Vorabzustimmung der BA erhalten (Gültigkeitsdauer beachten: 6 Monate)

Vorabzustimmung an den Kandidaten senden

Kandidat bucht Termin bei der deutschen Botschaft im Heimatland

Schritt 3: Visum-Beantragung durch den Kandidaten

Der Kandidat benötigt bei der Botschaft:

Vorabzustimmung der BA

Arbeitsvertrag (Original)

Gültiger Reisepass (mindestens 6 Monate über den geplanten Aufenthalt hinaus gültig)

Biometrisches Passfoto

Nachweis Krankenversicherung für die Einreise

Ausgefüllter Visum-Antrag

Visumgebühr (75 €)

Ggf. Qualifikationsnachweise mit beglaubigter Übersetzung

Bearbeitungszeit Visum: 2–8 Wochen (je nach Botschaft und Auslastung). Details zum Visum-Vergleich.

Schritt 4: Ankunft und Arbeitsbeginn

Arbeitnehmer reist nach Deutschland ein

Anmeldung beim Einwohnermeldeamt innerhalb von 2 Wochen

Aufenthaltserlaubnis bei der Ausländerbehörde beantragen

Anmeldung bei der Sozialversicherung

Bankkonto eröffnen

Steueridentifikationsnummer beantragen (kommt automatisch nach Anmeldung, dauert 2–4 Wochen)

Zeitplan (Best Case)

Schritt

Dauer

Vorabzustimmung BA

2–6 Wochen

Botschaftstermin + Visum

2–8 Wochen

Anreise

1 Woche

Anmeldung + Behördengänge

1–2 Wochen

Gesamt (Best Case)

6–10 Wochen

Gesamt (realistisch bei Kontingent-Engpass)

3–6 Monate

Häufige Fehler vermeiden

❌ Antrag zu spät im Jahr stellen

Das Kontingent 2025 war im November erschöpft. Stellen Sie Anträge im Januar/Februar.

❌ Reglementierte Berufe übersehen

Elektroinstallation und SHK können unter Meisterpflicht fallen. Prüfen Sie vorab mit der zuständigen HWK.

❌ Vorabzustimmung verfallen lassen

Die Gültigkeit beträgt 6 Monate. Wenn der Kandidat in dieser Zeit kein Visum beantragt, verfällt sie.

❌ Arbeitsbedingungen unter Tarif

Die BA prüft, ob das Gehalt branchenüblich ist. Unterbezahlung führt zur Ablehnung.

❌ Kandidat hatte Asylantrag

Prüfen Sie dies vor dem Antrag. Ein früherer Asylantrag (nach 01.01.2015) schließt die Westbalkan-Regelung aus.

Unsicher, ob Ihr Kandidat alle Voraussetzungen erfüllt? BauPros übernimmt die Prüfung für Sie.

Stand: Februar 2026. Die Informationen basieren auf den aktuellen Regelungen der Bundesagentur für Arbeit und des Aufenthaltsgesetzes. Rechtsverbindliche Auskunft erteilt die zuständige Ausländerbehörde.