Fachkräfte aus dem Ausland einstellen: Kosten, Dauer und Rechtsrahmen im Überblick
Welche Kosten real anfallen, wie lange der Prozess je nach Herkunftsland dauert und welche gesetzlichen Grundlagen gelten — ein sachlicher Überblick für Arbeitgeber.
Immer mehr Betriebe prüfen, Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen, weil sich offene Stellen im Inland nicht besetzen lassen. Dabei tauchen regelmäßig dieselben Fragen auf: Was kostet das wirklich, wie lange dauert es, und welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten? Dieser Ratgeber ordnet die Antworten ohne erfundene Zahlen oder Versprechen — mit Verweis auf die relevanten Rechtsgrundlagen und Quellen.
Ausgangslage
Der Fachkräftemangel betrifft viele Branchen unterschiedlich stark, insbesondere Bau, Pflege, Handwerk und Gastgewerbe. Belastbare Zahlen zu offenen Stellen und Engpassberufen veröffentlicht regelmäßig die Bundesagentur für Arbeit. Für Betriebe bedeutet das: Wer internationale Fachkräfte einstellen will, braucht Klarheit über Kosten, Zeitrahmen und die rechtlichen Wege — bevor der erste Vertrag unterschrieben wird.
Welche Kostenblöcke real anfallen
Die Kosten für die Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland setzen sich aus mehreren, klar unterscheidbaren Blöcken zusammen. Wie diese im Einzelfall zwischen Arbeitgeber und Fachkraft aufgeteilt werden, ist vertraglich zu regeln.
| Kostenblock | Kostenträger | Beschreibung |
|---|---|---|
| Vermittlung | Arbeitgeber | Festpreis pro vermittelter Fachkraft, zahlbar in drei Raten: bei Vertragsabschluss, bei Einreise und im dritten Beschäftigungsmonat. |
| Amtliche Gebühren | Arbeitgeber und/oder Fachkraft (je nach Vereinbarung) | Zum Beispiel Visumgebühr oder Gebühren im Anerkennungsverfahren. Die Höhe ergibt sich aus den jeweils geltenden amtlichen Gebührenordnungen. |
| Übersetzungen und Beglaubigungen | Arbeitgeber und/oder Fachkraft (je nach Vereinbarung) | Beglaubigte Übersetzungen von Abschlüssen, Zeugnissen und Urkunden für Anerkennung und Visumverfahren. |
| Sprachkurse | Arbeitgeber und/oder Fachkraft (je nach Vereinbarung) | Sprachaufbau vor oder nach der Einreise, je nach Anforderung des Aufenthaltstitels beziehungsweise Anerkennungsverfahrens. |
| Reise und Ankommen | Arbeitgeber und/oder Fachkraft (je nach Vereinbarung) | Anreise, erste Unterkunft, Behördengänge vor Ort sowie organisatorische Begleitung in der ersten Zeit. |
| Interne Zeit | Arbeitgeber | Aufwand von Personalabteilung und Fachbereich für Auswahl, Koordination, Einarbeitung und Kommunikation mit Behörden. |
Förderung nach §82 SGB III
Nach §82 SGB III kann die Bundesagentur für Arbeit Arbeitgeber bei der Anwerbung ausländischer Fachkräfte unter bestimmten Voraussetzungen fördern. Ob eine Förderung infrage kommt, in welcher Form und in welchem Umfang, prüft die zuständige Agentur für Arbeit im Einzelfall. Ausführlicher beschrieben ist das im Ratgeber zu Förderungen für internationale Fachkräfte am Bau.
Dauer nach Herkunft
Wie lange der Prozess dauert, hängt maßgeblich davon ab, ob die Fachkraft aus der EU oder aus einem Drittstaat kommt. Bei EU-Bürgerinnen und -Bürgern gilt Freizügigkeit, ein Visumverfahren entfällt. Bei Drittstaaten sind Anerkennung beziehungsweise Vorabzustimmung sowie das Visumverfahren bei der Auslandsvertretung zusätzliche, zeitintensive Schritte.
| Phase | EU-Ausland | Drittstaaten |
|---|---|---|
| Auswahl und Vertragsabschluss | einige Tage bis wenige Wochen | einige Wochen |
| Anerkennung / Vorabzustimmung | in der Regel nicht erforderlich | mehrere Wochen bis Monate |
| Visumverfahren bei Auslandsvertretung | entfällt (Freizügigkeit) | mehrere Wochen bis Monate |
| Reise und Ankommen | wenige Tage | wenige Tage bis Wochen |
| Gesamtdauer | ca. 4–6 Wochen | ca. 4–7 Monate |
Insgesamt ist bei EU-Bürgerinnen und -Bürgern mit etwa 4 bis 6 Wochen zu rechnen, bei Drittstaaten mit etwa 4 bis 7 Monaten. Feste, verbindliche Fristen kann seriös niemand zusagen, da Bearbeitungszeiten von Behörden und Auslandsvertretungen außerhalb der Kontrolle von Arbeitgeber und Dienstleister liegen.
Rechtsrahmen im Überblick
- §18a AufenthG: Aufenthaltstitel für qualifizierte Berufsausbildung, insbesondere für Fachkräfte mit Berufsausbildung.
- §18b AufenthG: Aufenthaltstitel für Fachkräfte mit akademischer Ausbildung.
- §16d AufenthG: Aufenthalt zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen, etwa für Anpassungsmaßnahmen oder Kenntnisprüfungen.
- §19c AufenthG: weitere Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit, unter anderem für bestimmte Beschäftigungen ohne formale Gleichwertigkeitsprüfung.
- Westbalkanregelung: erleichterter Arbeitsmarktzugang für Staatsangehörige bestimmter Westbalkanstaaten, unabhängig von formaler Qualifikation, im Rahmen eines Kontingents.
- Beschleunigtes Fachkräfteverfahren (§81a AufenthG): optionales, gebührenpflichtiges Verfahren, bei dem der Arbeitgeber die Ausländerbehörde bevollmächtigt, Abläufe mit der Auslandsvertretung zu koordinieren.
Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) bildet die übergeordnete gesetzliche Grundlage für diese Regelungen. Welcher Weg im Einzelfall infrage kommt, hängt von Qualifikation, Herkunftsland und angestrebter Tätigkeit ab.
Anerkennung und Vorabzustimmung
Für reglementierte Berufe ist eine Anerkennung der ausländischen Qualifikation zwingend erforderlich, bevor die Tätigkeit ausgeübt werden darf. Bei nicht reglementierten Berufen kann je nach Aufenthaltstitel eine Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit nötig sein, die unter anderem die Vergleichbarkeit der Qualifikation und die Beschäftigungsbedingungen prüft. Welcher Weg zutrifft, hängt vom angestrebten Aufenthaltstitel und vom Beruf ab.
Pflichten des Arbeitgebers
Mit der Einstellung beginnen die laufenden Arbeitgeberpflichten — unabhängig davon, ob die Fachkraft aus dem In- oder Ausland kommt, aber mit einigen zusätzlichen Aspekten:
- Anmeldung zur Sozialversicherung: fristgerecht bei der zuständigen Einzugsstelle. Ausführlich beschrieben im Ratgeber Ausländische Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden.
- Mindestlohn und Tarif: Die Vergütung muss den gesetzlichen Mindestlohn beziehungsweise einen geltenden Tarif- oder Branchenmindestlohn einhalten.
- Meldepflichten: unter anderem gegenüber der Ausländerbehörde und im Rahmen der Sozialversicherung, je nach Aufenthaltstitel und Beschäftigungsart.
Zeitarbeit vs. Vermittlung
Fachkräfte aus dem Ausland lassen sich über verschiedene Modelle einsetzen: Direktvermittlung in Festanstellung, Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit. Welches Modell passt, hängt von Planungshorizont, Auslastung und rechtlichem Aufenthaltszweck ab. Ein ausführlicher Vergleich findet sich im Ratgeber Zeitarbeit vs. Festanstellung vs. Vermittlung.
Häufige Fragen
Was kostet die Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland?
Bei einer Vermittlung wird üblicherweise ein Festpreis pro Fachkraft vereinbart, zahlbar in drei Raten: bei Vertragsabschluss, bei Einreise und im dritten Beschäftigungsmonat. Hinzu kommen amtliche Gebühren, etwa für Visum oder Anerkennungsverfahren, sowie Aufwand für Übersetzungen, Sprachkurse und Reise. Details dazu im Ratgeber zu den Kosten der Fachkräftevermittlung am Bau.
Wie lange dauert die Einstellung aus dem EU-Ausland?
Bei EU-Bürgerinnen und -Bürgern entfällt das Visumverfahren, da Freizügigkeit gilt. Realistisch ist ein Zeitrahmen von etwa 4 bis 6 Wochen von der Auswahl bis zum Arbeitsbeginn, abhängig von Anmeldung, Wohnungssuche und internen Abläufen.
Wie lange dauert die Einstellung aus einem Drittstaat?
Bei Drittstaaten ist mit rund 4 bis 7 Monaten zu rechnen. Diese Zeit umfasst Anerkennung oder Vorabzustimmung, Visumverfahren bei der Auslandsvertretung, gegebenenfalls Sprachnachweis sowie Reise und Ankommen.
Welche Förderung gibt es für Arbeitgeber?
Nach §82 SGB III kann die Bundesagentur für Arbeit Arbeitgeber bei der Anwerbung ausländischer Fachkräfte unter bestimmten Voraussetzungen fördern. Ob und in welcher Höhe eine Förderung greift, prüft die zuständige Agentur für Arbeit im Einzelfall.
Was ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren?
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach §81a AufenthG ist ein optionales, gebührenpflichtiges Verfahren, bei dem der Arbeitgeber die Ausländerbehörde bevollmächtigt, Schritte mit der Auslandsvertretung zu koordinieren. Es kann Abläufe straffen, ersetzt aber keine der erforderlichen Prüfungen.
Muss die ausländische Qualifikation immer anerkannt werden?
Das hängt vom Aufenthaltstitel ab. Für reglementierte Berufe ist eine Anerkennung zwingend. In anderen Konstellationen, etwa nach §19c AufenthG oder im Rahmen der Westbalkanregelung, gelten abweichende Voraussetzungen.
Was muss ich als Arbeitgeber nach der Einreise erledigen?
Dazu gehören unter anderem die Anmeldung zur Sozialversicherung, die Einhaltung von Mindestlohn beziehungsweise geltendem Tarif sowie verschiedene Meldepflichten. Details dazu im Ratgeber zur Anmeldung ausländischer Mitarbeiter zur Sozialversicherung.